IncaMail ist der Dienst der Schweizer Post für den sicheren und nachweisbaren Versand sensibler Nachrichten per E-Mail. Inhalte werden geschützt übertragen, sodass nur die vorgesehenen Empfängerinnen und Empfänger sie lesen können. Gleichzeitig wird die Zustellung protokolliert – ähnlich wie bei einem Einschreiben, aber digital.
E-Mails haben den Geschäftsalltag vereinfacht, aber sie sind von Natur aus unsicher. Gerade bei vertraulichen Dokumenten wie Verträgen, Steuerbescheiden, Abrechnungen reicht «normale» E-Mail nicht mehr aus. Unternehmen stehen in der Verantwortung, Daten zu schützen und nachweisen zu können, was wann verschickt wurde.
Unternehmen versenden täglich Informationen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen. Unverschlüsselte E-Mails können mitgelesen, weitergeleitet oder manipuliert werden, mit möglichen Folgen für Datenschutz, Image und Rechtssicherheit. IncaMail reduziert dieses Risiko deutlich und hilft, gesetzliche Anforderungen und interne Compliance Vorgaben einzuhalten.
Typische Einsatzbereiche im Geschäftsalltag
IncaMail entfaltet seinen Nutzen überall dort, wo vertrauliche Informationen sicher, effizient und nachvollziehbar verschickt werden müssen. Besonders geeignet ist die Lösung für den digitalen Massenversand von Dokumenten aus bestehenden Fachapplikationen oder Drittsoftware über eine Schnittstelle.
Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Steuerbescheide, Verfügungen, Vertragsunterlagen, vertrauliche Kundendokumente sowie rechtlich relevante Schreiben an Geschäftspartner, Kunden oder Behörden.
Automatisierter Versand aus bestehenden Systemen
Viele Unternehmen und Organisationen erstellen wiederkehrende Dokumente bereits heute in spezialisierten Systemen. Mit IncaMail können solche Dokumente direkt aus diesen Anwendungen heraus sicher elektronisch versendet werden. Das reduziert manuelle Arbeitsschritte und ermöglicht einen strukturierten, nachvollziehbaren Versandprozess.
Gerade bei grösseren Versandmengen bietet die Anbindung über eine Schnittstelle einen grossen Vorteil: Dokumente können automatisiert, sicher und mit Zustellnachweis versendet werden, ohne dass jedes Schreiben einzeln manuell verarbeitet werden muss.
Vorteile gegenüber klassischer Briefpost
Im Vergleich zum physischen Brief reduziert IncaMail Aufwand, Kosten und Zeit. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Postwege entfallen, während Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit erhalten bleiben.
So lassen sich wiederkehrende Aussendungen effizient digital abwickeln, ohne bei Sicherheit, Datenschutz oder Verbindlichkeit Abstriche zu machen.
KMU und Unternehmen, die regelmässig Lohnabrechnungen, Verträge, Offerten oder vertrauliche Kundendaten versenden, profitieren besonders von IncaMail. Vertrauliche Unterlagen können digital verschickt werden – geschützt, nachweisbar und ohne Umweg über die Papierpost.
Verwaltungen und Behörden nutzen IncaMail für amtliche Schreiben, Bescheide oder Entscheide, bei denen Rechtssicherheit und Nachweisbarkeit wichtig sind. So lassen sich offizielle Dokumente rechtskonform per E-Mail zustellen und die Kommunikation mit Unternehmen und Bürgern wird deutlich vereinfacht.
Organisationen in Bereichen wie Gesundheit, Versicherung oder Finanzwesen arbeiten mit besonders schützenswerten Informationen. IncaMail bietet hier eine Möglichkeit, solche Daten strukturiert und sicher elektronisch zu versenden – ohne Abstriche bei Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit.
IncaMail verbindet die Schnelligkeit der E Mail mit der Sicherheit und Verbindlichkeit eines Einschreibens. Damit eignet sich die Lösung ideal für Unternehmen und Verwaltungen, die sensible Informationen professionell versenden möchten.
Haben Sie Fragen rund um IncaMail oder möchten Sie den Dienst in Ihrem Unternehmen einsetzen? Melden Sie sich gerne bei uns.
easylife 365
UniFi Content Filtering
Nach oben scrollen