IncaMail
IncaMail
Vertrauliche E-Mails verschlüsseln
Was ist IncaMail?
IncaMail – Sichere Zustellung statt normaler Mail
IncaMail ist der Dienst der Schweizer Post für den sicheren und nachweisbaren Versand sensibler Nachrichten per E-Mail. Inhalte werden geschützt übertragen, sodass nur die vorgesehenen Empfängerinnen und Empfänger sie lesen können. Gleichzeitig wird die Zustellung protokolliert – ähnlich wie bei einem Einschreiben, aber digital.
Sichere E-Mails sind heute Pflicht, nicht Luxus
E-Mails haben den Geschäftsalltag vereinfacht, aber sie sind von Natur aus unsicher. Gerade bei vertraulichen Dokumenten wie Verträgen, Lohnabrechnungen oder Personalunterlagen reicht «normale» E-Mail nicht mehr aus. Unternehmen stehen in der Verantwortung, Daten zu schützen und nachweisen zu können, was wann verschickt wurde.
Warum IncaMail für Firmen so wichtig ist
Unternehmen versenden täglich Informationen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen. Unverschlüsselte E-Mails können mitgelesen, weitergeleitet oder manipuliert werden – mit möglichen Folgen für Datenschutz, Image und Rechtssicherheit. IncaMail reduziert dieses Risiko deutlich und hilft, gesetzliche Anforderungen und interne Compliance-Vorgaben einzuhalten.
Praxiseinsatz
Typische Einsatzbereiche im Geschäftsalltag
IncaMail entfaltet seinen Nutzen überall dort, wo vertrauliche Informationen sicher und nachvollziehbar verschickt werden müssen. Dazu gehören insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Personalunterlagen, vertrauliche Kundendaten sowie rechtlich relevante Schreiben an Geschäftspartner oder Behörden.
Besonders wichtig für HR und Lohnabrechnungen
Gerade im Personalbereich werden sensible Daten verarbeitet, die besonderen Schutz erfordern. Mit IncaMail können Lohnabrechnungen, Verträge und HR-Dokumente direkt aus den bestehenden Systemen sicher verschickt werden – ohne Papier, ohne Umschläge, aber mit dem guten Gefühl, dass Inhalte geschützt und Zustellung protokolliert sind.
Vorteile gegenüber klassischer Briefpost
Im Vergleich zum physischen Brief reduziert IncaMail Aufwand, Kosten und Zeit. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Postwege entfallen, während Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit erhalten bleiben. So lassen sich wiederkehrende Aussendungen effizient digital abwickeln, ohne bei Sicherheit oder Verbindlichkeit Abstriche zu machen.
Für wen ist IncaMail geeignet?
Für Firmen und KMU mit sensiblen Dokumenten
KMU und Unternehmen, die regelmässig Lohnabrechnungen, Verträge, Offerten oder vertrauliche Kundendaten versenden, profitieren besonders von IncaMail. Vertrauliche Unterlagen können digital verschickt werden – geschützt, nachweisbar und ohne Umweg über die Papierpost.
Für Verwaltungen und Behörden
Verwaltungen und Behörden nutzen IncaMail für amtliche Schreiben, Bescheide oder Entscheide, bei denen Rechtssicherheit und Nachweisbarkeit wichtig sind. So lassen sich offizielle Dokumente rechtskonform per E-Mail zustellen und die Kommunikation mit Unternehmen und Bürgern wird deutlich vereinfacht.
Für Organisationen mit hohem Datenschutzbedarf
Organisationen in Bereichen wie Gesundheit, Versicherung oder Finanzwesen arbeiten mit besonders schützenswerten Informationen. IncaMail bietet hier eine Möglichkeit, solche Daten strukturiert und sicher elektronisch zu versenden – ohne Abstriche bei Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit.
Fazit
Einfach sicher und digital nachweisbar.
IncaMail verbindet die Schnelligkeit der E Mail mit der Sicherheit und Verbindlichkeit eines Einschreibens. Damit eignet sich die Lösung ideal für Unternehmen und Verwaltungen, die sensible Informationen professionell versenden möchten.
Haben Sie Fragen rund um IncaMail oder möchten Sie den Dienst in Ihrem Unternehmen einsetzen? Melden Sie sich gerne bei uns.
